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成功会议的6个原则
- 会议的目的，会议开始之前应该思考召开会议是要解决什么问题、达成什么共识，传答宣贯什么信息。
- 会议的时长，达成会议目的需要的时间，通常这个时间越短越好。因为会议通常是多个人，每个会议的成本等于 会议时长*人数*单位时间成本
- 会议议程：明确会议要讨论具体的问题，要传答事项；事先准备好相关资料。
- 会议准备：开会前，参会人员应该会议前花几分钟了解议程，学习相关资料或者准备自己的问题和发言。
- 聚焦：会议应该围绕会议议程开展，不跑题。
- 控场人员：会议召开人员或者主持人应当开会前明确会议目的和纪律，会议中控制讨论聚焦在会议目的，控制会议时间。
6个关于会议议程的建议
在开会之前，首先最重要需要确定的是会议目的和会议议程。
如果邀请你参加一个没有议程的会议，那么你首先需要思考的是，这个会议是否有必要参加。
会议议程（Agenda)我们可以理解成发送会议邀请是需要附上的一段文字说明，或者支持材料。
- 首先明确会议的目的，了解会议的目标，会议的形式可能是为了进行一个多方的讨论，或者用一个比较正式的场合，同步大家的想法。如果不是这样的目标，我们就要思考是否有必要组织会议，是否有其他更加高效的沟通方式。
- 列出所有要讨论的的事项，并估计需要的时间。用问题的方式更加有用。例如，讨论打开墨西哥的市场方案，项目可以是如何打开墨西哥市场。
- 将每项要讨论的事项的目的列出。
- 细化每项要讨论的事项。
- 明确会议的形式，例如头脑风暴，讨论，汇报等等。
- 明确会议规则纪律，例如手机静音，不能携带笔记本电脑等等。
应当计划提前结束会议，而非推迟结束，所以在会议时间，最好有Safety buffer。
另外：不同的会议形式可能有不同的议程细度要求，例如是每日短例会，说明这个日会的主要流程即可。
会前准备
是否真的有必要开会？
如果会议的目的可以不通过开会解决，那么就尽量不要开会！例如通过邮件的已读回执或者钉钉的DING功能知会相关人员。
发送会议邀请
- 企业员工应尽量使用选择日历安排工作事项，自上而下推广使用日历进行工作日历非常有效。
- 使用日历工具进行会议邀请，同时由于其他同事有日历事项，可以在其中看到其他人员的可用时间，约一个大家都可以接受的时间。
- 如果为外部人员，可以使用邮件发送会议邀约。Outlook支持发送接收会议邀请，或者建议修改会议时间。
发送会议邀约时，将会议议程和相关需要讨论的资料同时发出，知会参会人员进行提前准备。提前准备的会议往往能更快进入状态。
为会议准备
- 参会人员花5-10分钟或者相应时间了解会议的内容，学习资料，准备发言内容和问题。例如参会人员可以在会议约定时间提前进场，进行相关准备。
- 如果使用设备，提前测试好使用的软件硬件或者服务，如在家办公室，提醒家人不要中途打断。
会议过程
- 会议过程中专注倾听，努力保障每个人都有发言权，发言人得到相应尊重。
- 会议过程应该聚焦在议程上。
- 会议过程中要注意控制时间。
- 对于后续需要跟进的事项，请记录下责任人和需要完成的时间。