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成功会议的6个原则
- 会议的目的,会议开始之前应该思考召开会议是要解决什么问题、达成什么共识,传答宣贯什么信息。
- 会议的时长,达成会议目的需要的时间,通常这个时间越短越好。因为会议通常是多个人,每个会议的成本等于 会议时长*人数*单位时间成本
- 会议议程:明确会议要讨论具体的问题,要传答事项;事先准备好相关资料。
- 会议准备:开会前,参会人员应该会议前花几分钟了解议程,学习相关资料或者准备自己的问题和发言。
- 聚焦:会议应该围绕会议议程开展,不跑题。
- 控场人员:会议召开人员或者主持人应当开会前明确会议目的和纪律,会议中控制讨论聚焦在会议目的,控制会议时间。
6个关于会议议程的建议
在开会之前,首先最重要需要确定的是会议目的和会议议程。
如果邀请你参加一个没有议程的会议,那么你首先需要思考的是,这个会议是否有必要参加。
会议议程(Agenda)我们可以理解成发送会议邀请是需要附上的一段文字说明,或者支持材料。
![议程样例](https://www.notion.so/image/https%3A%2F%2Ffile.notion.so%2Ff%2Ff%2Fd438f9ea-c9ef-4898-ab16-bc9242467f4e%2F16c7d923-fc25-4459-9d20-0623463d3f8c%2FUntitled.png%3Fid%3D74d3d557-a977-4a27-94ae-8a0c5c850e8a%26table%3Dblock%26spaceId%3Dd438f9ea-c9ef-4898-ab16-bc9242467f4e%26expirationTimestamp%3D1722139200000%26signature%3DMfAt0QPnrxiGR9cqV3vvIx5CzZ1USJHJiAl1neMYzsI?table=block&id=74d3d557-a977-4a27-94ae-8a0c5c850e8a&cache=v2)
- 首先明确会议的目的,了解会议的目标,会议的形式可能是为了进行一个多方的讨论,或者用一个比较正式的场合,同步大家的想法。如果不是这样的目标,我们就要思考是否有必要组织会议,是否有其他更加高效的沟通方式。
- 列出所有要讨论的的事项,并估计需要的时间。用问题的方式更加有用。例如,讨论打开墨西哥的市场方案,项目可以是如何打开墨西哥市场。
- 将每项要讨论的事项的目的列出。
- 细化每项要讨论的事项。
- 明确会议的形式,例如头脑风暴,讨论,汇报等等。
- 明确会议规则纪律,例如手机静音,不能携带笔记本电脑等等。
应当计划提前结束会议,而非推迟结束,所以在会议时间,最好有Safety buffer。
另外:不同的会议形式可能有不同的议程细度要求,例如是每日短例会,说明这个日会的主要流程即可。
会前准备
是否真的有必要开会?
如果会议的目的可以不通过开会解决,那么就尽量不要开会!例如通过邮件的已读回执或者钉钉的DING功能知会相关人员。
发送会议邀请
- 企业员工应尽量使用选择日历安排工作事项,自上而下推广使用日历进行工作日历非常有效。
- 使用日历工具进行会议邀请,同时由于其他同事有日历事项,可以在其中看到其他人员的可用时间,约一个大家都可以接受的时间。
- 如果为外部人员,可以使用邮件发送会议邀约。Outlook支持发送接收会议邀请,或者建议修改会议时间。
![使用Outlook发送会议邀请](https://www.notion.so/image/https%3A%2F%2Ffile.notion.so%2Ff%2Ff%2Fd438f9ea-c9ef-4898-ab16-bc9242467f4e%2F6675cdd0-0e97-42a9-a493-d5d235482279%2FUntitled.png%3Fid%3D3438fe0b-4bf4-4a64-b3e7-461d7b9dbf11%26table%3Dblock%26spaceId%3Dd438f9ea-c9ef-4898-ab16-bc9242467f4e%26expirationTimestamp%3D1722139200000%26signature%3D_qDLe9M0PL5rM9gsXDR0YqYP1_TtggzDY6FQyVG9iMw?table=block&id=3438fe0b-4bf4-4a64-b3e7-461d7b9dbf11&cache=v2)
![使用钉钉的会议邀约](https://www.notion.so/image/https%3A%2F%2Ffile.notion.so%2Ff%2Ff%2Fd438f9ea-c9ef-4898-ab16-bc9242467f4e%2F92c9a768-21fb-47cb-982f-7febda10b892%2FUntitled.png%3Fid%3Ddbb73816-cd24-49ff-b14b-1418d5dd40a4%26table%3Dblock%26spaceId%3Dd438f9ea-c9ef-4898-ab16-bc9242467f4e%26expirationTimestamp%3D1722139200000%26signature%3DBkiURDB09oyOArqGkQ5AWapdCoQ9GaOPiMeVux1cbZU?table=block&id=dbb73816-cd24-49ff-b14b-1418d5dd40a4&cache=v2)
发送会议邀约时,将会议议程和相关需要讨论的资料同时发出,知会参会人员进行提前准备。提前准备的会议往往能更快进入状态。
为会议准备
- 参会人员花5-10分钟或者相应时间了解会议的内容,学习资料,准备发言内容和问题。例如参会人员可以在会议约定时间提前进场,进行相关准备。
- 如果使用设备,提前测试好使用的软件硬件或者服务,如在家办公室,提醒家人不要中途打断。
会议过程
- 会议过程中专注倾听,努力保障每个人都有发言权,发言人得到相应尊重。
- 会议过程应该聚焦在议程上。
- 会议过程中要注意控制时间。
- 对于后续需要跟进的事项,请记录下责任人和需要完成的时间。